Wat is Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation, afgekort als RPA, is één van de snelstgroeiende technieken om bedrijfsprocessen te automatiseren. Organisaties zien enorm veel potentie in deze technologie, maar wat is het nu eigenlijk – en wat kan het voor jouw organisatie betekenen?

Hoe werkt Robotic Process Automation?

Een RPA bot is in staat menselijke interacties in computersystemen te imiteren. Stel je een reeds bestaand bedrijfsproces voor waarbij een werknemer een e-mail krijgt met het verzoek voor een nieuwe hypotheek. Op basis van informatie zoals salaris, gewenste hypotheekbedrag en andere parameters is deze werknemer in staat om te berekenen of deze hypotheek verstrekt kan worden op basis van het inkomen. Daarnaast logt de werknemer in op het beveiligde gedeelte van de website van een kredietbeoordelaar om te controleren of deze aanvrager geen schulden heeft. Als laatste stuurt de medewerker een e-mail om het resultaat mee te delen aan de aanvrager, met eventuele vervolgstappen en rentepercentages.

Een RPA bot is in staat om dit hele proces uit te voeren, en de onderliggende applicaties kunnen door de robot gebruikt worden! Die e-mail die aan het begin van het proces binnenkwam? Die kan de RPA bot makkelijk uitlezen! De berekeningen worden daarna door de robot uitgevoerd, en vervolgens logt de robot in op de website van de kredietbeoordelaar met zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Via een koppeling met Outlook kan de robot de e-mail naar de aanvrager snel beantwoorden.

Robots maken gebruik van muiskliks en toetsenboordaanslagen om de onderliggende applicaties te besturen (zoals de website van de kredietbeoordelaar). Daarnaast kunnen ze tekst lezen uit websites of applicaties. Dat kunnen ze doordat de RPA ontwikkelaar ze aanwijst waar het element op het scherm verwacht kan worden. Dit noemen we ‘Object Cloning‘.

Wat zijn de voordelen van RPA?

Laten we teruggaan naar het voorbeeld van de hypotheekaanvraag. In dit voorbeeld kan de bank de klantervaring verbeteren. Als klant krijg je binnen 5 minuten antwoord van de robot, in plaats van de gebruikelijke twee weken! Maar ook de compliance afdeling kan voordeel hebben bij een RPA implementatie. Verkeerd overgetypte rentes of andere dure fouten behoren vanaf nu tot het verleden!

Daarnaast kunnen robots een veel snellere terugverdientijd hebben dan traditionele IT investeringen. Waar IT projecten jaren kunnen duren en miljoenen over budget kunnen gaan, kun je een RPA bot binnen enkele dagen of weken bouwen!

Je ziet het al; RPA bots hebben veel voordelen voor verschillende stakeholders. Maar zijn alle processen geschikt?

Geschikte processen vinden voor RPA

Niet elk proces is geschikt voor Robotic Process Automation. Om door een bot overgenomen te worden moet een proces aan een aantal eisen voldoen. Ten eerste moet het proces op simpele beslisregels gebaseerd zijn. Een proces dat gebaseerd is op beoordelingsvermogen van medewerkers is geen geschikte kandidaat. Ook moet een proces niet te lang zijn (dit is immers duur om te ontwikkelen). Wel moet het proces een hoog volume hebben, zodat een hoge ROI (Return On Investment) kan worden gerealiseerd.

Wat vinden werknemers van Robotic Process Automation?

Werknemers staan positief tegenover RPA projecten. Zij kunnen de tijd die ze besteedden aan het saaie en repetitieve bedrijfsproces nu besteden in het verbeteren van de klantervaring. In het voorbeeld van de hypotheekaanvraag kan de robot ook moeilijkere dossiers aan een werknemer overdragen, waar gedegen onderzoek door kan worden gedaan. De meeste werknemers kijken dan ook reikhalzend naar de komst van een robot uit. Uiteindelijk genieten zij van meer uitdagend en afwisselend werk.

Welke aanbieders zijn er voor RPA?

In het Gartner Magic Quadrant worden de vele aanbieders van RPA software met elkaar vergeleken. De volgende aanbieders zijn veelgebruikt en worden uitgelicht door Gartner:

  • UiPath: deze aanbieder staat sinds jaar en dag bovenaan in de Magic Quadrant van Gartner! En dat is niet zonder reden. De software van UiPath is makkelijk in gebruik en kan snel geschaald worden in de organisatie. Waar UiPath Studio focust op professionele ontwikkelaars is er sinds kort ook UiPath Studio X beschikbaar. Deze tool is nog makkelijker in gebruik en focust op beginnende ontwikkelaars zonder IT achtergrond.
  • Automation Anywhere: Ook AA biedt een compleet platform aan voor het bouwen en uitvoeren van RPA bots. De software draait volledig in de cloud en kan makkelijk geschaald worden binnen de organisatie. AA heeft een steilere leercurve dan UiPath.
  • Microsoft Power Automate (voorheen Microsoft Flow): het pakket van Microsoft is razendsnel in opkomst en daagt de gevestigde orde uit. Het pakket is snel aan te leren en zeer makkelijk in gebruik. Door de voorkeur voor Microsoft waar veel bedrijven al overeenkomsten mee hebben kan dit pakket snel groeien in klanten!

Welk pakket het beste bij jou past? Dat zul je zelf moeten bepalen. Wie gaan jouw robots bouwen, en welke achtergrond hebben je developers? Hoe snel wil je schalen? Heb je hulp nodig bij het zoeken naar nieuwe processen? De 3 zojuist genoemde pakketten hebben gratis (community) versies beschikbaar waarmee je hun software kunt uitproberen – en die ook mogen worden gebruikt om ontwikkelaars op te leiden.

Zelf aan de slag met Robotic Process Automation?

Wist je dat RPA developer op de tweede plaats staat van het LinkedIn Emerging Jobs report? Een carrière binnen RPA is dus zeker het overwegen waard! Wanneer je wilt starten als RPA ontwikkelaar kun je een RPA cursus volgen. De cursus van Soofos is gemakkelijk te volgen en maakt gebruik van UiPath.