Het voeren van een ZZP administratie brengt in de praktijk uiteraard altijd de nodige aandachtspunten met zich mee. In het bijzonder voor nieuwe ZZP’ers geldt dan ook dat zij niet zelden verstrikt raken in het web met administratieve verplichtingen waaraan ze moeten zien te voldoen. Toch, door rekening te houden met enkele vrij eenvoudige tips zal je al snel tot de conclusie kunnen komen dat je ZZP administratie je helemaal niet zoveel kopzorgen hoeft te bezorgen als je op het eerste zicht denkt. Wil jij graag ook deze tips ontdekken? Lees dan vooral snel verder!
1.) Maak een onderscheid tussen private en zakelijke uitgaven
Voor elke ZZP’er is het verplicht om een zakelijke bankrekening te openen. Dat is een goede zaak. Op deze manier kan er namelijk voor worden gezorgd dat de zakelijke transacties van de private uitgaven gescheiden kunnen wordzzp en. Op deze manier kan in de praktijk worden voorkomen dat ook je privéadministratie bij een zakelijke controle betrokken wordt.
Wanneer je alles goed van elkaar gescheiden houdt geldt ook dat je bepaalde administratie aanzienlijk minder lang moet bijhouden. Op moment van schrijven geldt voor zakelijke administratie dat ze bij moet worden gehouden voor een periode van 7 jaar voor de Belastingdienst. Voor private administratie geldt dat er slechts sprake is van een verplichte bewaartermijn van 5 jaar. Dit betekent in de praktijk dat je private administratieve stukken toch 2 jaar sneller mag weggooien.
2.) Controleer je ZZP administratie maandelijks
Een goede opvolging van je ZZP administratie is in de praktijk altijd vereist. Het wordt dan ook aangeraden om elke maand even grondig te controleren hoe je ervoor staat. Het verwerken van bonnen en facturen doe je bij voorkeur meteen. Hou er rekening mee dat het zelfs wettelijk is verplicht om facturen niet te laat te versturen. Voor de Belastingdienst geldt dat zij als regel voorop heeft gesteld dat je steevast factureert uiterlijk de vijftiende van de maand waarin je een product of dienst hebt geleverd. Sowieso is snel factureren een sterk vereiste voor je cashflow.
Hoe sneller je er als ZZP’er voor kiest om te factureren, des te sneller het geld ook op de bankrekening wordt bijgeschreven. Dit betekent logischerwijs dat je er ook veel sneller mee nieuwe investeringen kan doen. Op deze manier kan de groei van je onderneming aanzienlijk worden bevorderd. Daarnaast is het eveneens mogelijk om grote bedragen apart te zetten om te sparen of te beleggen. Ook kan je op deze manier snel zien wie er nog niet heeft betaald waardoor je herinneringen kan versturen naar de partij(en) in kwestie.
3.) Digitaal archiveren kan interessant zijn
Het bijhouden van een ZZP administratie kan heel wat ruimte in beslag nemen. Op het moment dat je bovendien bepaalde stukken nodig hebt is de kans groot dat je deze niet meteen terug kan vinden. Dat kan uiteraard zeer vervelend zijn. Het kan gelukkig ook anders. Je ZZP administratie digitaliseren zorgt ervoor dat ze beduidend minder (fysieke) ruimte in beslag zal nemen. Bovendien zal je ook kunnen vaststellen dat je door middel van een zoekfunctie meteen die stukken terug kan vinden die je nodig hebt. Het digitaliseren van je ZZP administratie is dan ook sterk aan te raden.